Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar

[vittoria è nostra]

İŞİNİZİN BÖLÜNMESİNİ ENGELLEMEK

Eğer kendinize bir zaman çizelgesi tutarsanız, bir müddet sonra siz çalışırken yapılan müdahalelerin zamanınızın büyük bir kısmını aldığını göreceksiniz. İşlerinizin başkaları tarafından sık sık kesilmesi, hazırladığınız en iyi planların göz göre göre suya düştüğüne şahit olabilirsiniz. Bu müdahalelerin sebeplerini ortaya çıkarabilirseniz, size kaybettirdiği vakitleri en aza indirmeniz mümkündür.

Niçin sizi işinizden alıkoyuyorlar?

Eğer halen bir zaman çizelgeniz varsa, onu inceleyerek işinizi kesintiye uğratan sebepler hakkında bilgi edinebilirsiniz. Eğer yoksa aşağıdaki hususları göz önüne alarak bir zaman çizelgesi tutmaya başlayabilirsiniz.

• Kim ya da ne işinizi kesintiye uğrattı?
• Kesintinin şekli (telefon/ziyaret)
• Kesintiler her seferinde ne kadar vaktinizi aldı?

Bu bilgileri elde eder etmez, şu soruların cevabını bulursanız, bir değerlendirme yapmanız daha da kolaylaşır.
1. Söz konusu hafta içindeki kesintiler size ne kadar zaman kaybettirdi?
(buraya cevap yazınız)


2. Bu kesintilerden ne kadarlık kısım kaçınılmaz ya da çok önemliydi?
(buraya cevap yazınız)


3. Kesintilerin temek sebepleri nelerdi?
(buraya cevap yazınız)


4. Bu kesintiler ne zaman meydana geldi?
(buraya cevap yazınız)


5. Kendi işinizi kendiniz kesintiye uğratıyor musunuz? Evet’se nasıl?
(buraya cevap yazınız)


Bu soruların cevabını analiz ederseniz, sıradan bir hafta içinde saatlerce vaktinizin gereksiz kesintilerle heba olduğunun ve bunların temel sebeplerini ortaya çıkarabilirsiniz. Bunların sebepleri arasında, patronunuzun size verdiği ekstra işler, sizle sohbet etmek isteyen iş arkadaşlarınız, beklenmeyen krizler vb. olabilir. Bu arada kendiniz de arkadaşlarınız ile çay sohbeti ya da keyfi telefon konuşmaları yapmak için kendi işlerinizi kesintiye uğratabilirsiniz.

Teknikler

Kimin ya da neyin işlerinizi kesintiye uğrattığını ortaya çıkarır çıkarmaz, onları en aza indirmek için harekete geçebilirsiniz.

Kesintiler meydana geldiği zaman onları kontrol altına alırsanız ve kendi oluşturduğunuz kesintileri de en aza indirebilirseniz, sorunun büyük bir kısmının ortadan kalktığını göreceksiniz. Eğer kesintilerin sayısı halen çok fazlaysa, kendinize şu soruları sorun:

• Rutin telefon konuşmalarının bir kısmını sekreterime aktarabilir miyim?
• Telesekreter kullanabilir miyim? Böylelikle sadece acil olanlara cevap verir, diğerlerini boş vaktimde arayabilirim?
• Diğer meslektaşlarım benim yerime not olabilir mi? Ben de onlar meşgul oldukları zaman onlar için not alabilirim.
• Ziyaretçileri sadece randevu usulü kabul edebilir miyim?
• Arkadaşlarıma çalışma saatleri içinde rahatsız edilmek istemediğim mesajını net bir şekilde verebiliyor muyum? Eğer halen beni rahatsız etmeye devam ederlerde onlara, yemek paydosunda ya da kahve molasında görüşebileceğimizi söyleyebilirim.
• Kapımın üzerinde lütfen rahatsız etmeyin yazısı asabilir miyim?
• Bazı ziyaretçilerime kibar bir dille şu anda çok meşgul olduğumu, sonra görüşmenin daha iyi olacağını söylesem nasıl olur?

Eğer kesintilerin uzunluğu sizin için bir sorunsa;

• Telefon konuşmalarınız ve özel görüşmeleriniz için belirli bir zaman ayırıp, buna bağlı kalabilir misiniz?
• Kibar bir dille muhabbetlerin kısa kesilmesini ve ana konuya gelinmesini isteyebilir misiniz?
• Beklenmeyen misafirlerden daha çabuk kurtulabilir misiniz?
• Dâhili telefon konuşmalarına bir sınır koyabilir misiniz?
• Görüşmeleri bir başkasının ofisinde ayarlayabilir misiniz? Böylelikle bitirmeniz daha kolay olur.
• Görüşmeleri kibar bir dille sona erdirme konusunda çalışabilir misiniz?

Eğer kesintilerin sebebi sizseniz;

• Dikkatinizi dağıtacak işlerden uzak durabilir misiniz?
• Ara vermeden çalıştığınız zamanlar kendinizi ödüllendirebilir misiniz?
• Kendinize önceden belirlenmiş molalar ayırabilir misiniz?
• Çalışma ortamınızı dikkatini en az dağıtacak şekilde dizayn edebilir misiniz?
• Eğer arkadaşlarınız ile görüşmek çok hoşunuza gidiyorsa, onlara iş dışında zaman ayırabilir misiniz?

Diğerlerinin sizi çalışma esnasında rahatsız etmesini engellemek faydalı olabilir ama aynı dikkati siz de başkalarına göstermeli ve örnek olmalısınız. Böyle yaparsanız, birçok arkadaşınızın sizi takip ettiğini göreceksiniz.

[vittoria è nostra]

EYLEM PLANINIZ

Zamanınızı daha iyi yönetmek için kullanacağınız metodlar aşağıdaki eylem planında gösterilmiştir. Bu planı ne kadar dürüst yerine getirirseniz, başarınızın o kadar daha artacağına şahit olacaksınız.

[vittoria è nostra]

ALTINCI BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde zamanınızı daha etkili kullanabilmenize yönelik birtakım teknikleri incelemeye çalıştık. Bunların hepsini uygulamanız mümkün olmasa bile en azından yapabildiklerinizi uygularsanız, zaman trafiğinizin bir düzene girdiğini hissedeceksiniz.

• Toplantıları sıkıcı ve faydasız rutinlerden, eğlendirici ve verimli eylemlere dönüştürmek için 6 kriter öğrendiniz.
• Size gönderilen belgeleri, önem sıralarına göre sınıflandırmanıza yarayacak bak-geç tekniğini incelediniz.
• Okunması daha kolay belgeler kaleme almak için bazı önerilere muhatap oldunuz. Unutmayın, sözcükleriniz basit, cümlelerinin mümkün olduğu kadar kısa olmalı.
• Hedefleyici kullanma, geri dönmeme, göz gezdirme gibi, okuma hızınızı ve etkinizi arttıracak birtakım teknikleri incelediniz.
• Ertelemelerinizi en aza indirmek için kullanabileceğiniz bazı teknikler gördünüz. Burada esas olan ertelediğiniz işlerin türünü, sebeplerini ve bunlara karşı kullandığınız mazeretleri analiz etmenizdir.
• İşinize yapılan müdahalelerin içeriğini ve bunların en aza indirmek için kullanabileceğiniz teknikleri öğrendiniz.

Sonuç olarak şunu diyebiliriz ki, zamanımızı daha iyi yönetme kabiliyetini edinmek, bir bakıma kısa vadeli olan ömrümüze ve bedenimize karşı olan sorunluluklarımızı yerine getirmekle eş anlamlıdır. Bazılarımız ömrünü sağa sola koşturarak ve devamlı bir şeyler yapmak için didinerek geçiriyor. Ama unuttuğumuz bir şey var. Aslında vaktimiz çok! Tek yapmamız gereken vaktimizi, bizi ilgilendirmeyen işlerden kurtarmak…

[vittoria è nostra]

daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ notlarımız
burada sona ermektedir.



daha ayrıntılı bilgiler için kitabı temin edebilirsiniz.






zamanımızın kıymetini bildiğimiz,
her saniyemizi verimli geçirdiğimiz
nice günlere..





herdaim sevgiyle ve ışıkla kalın.