Zamanınız Var mı?

[Işıldayan Safir]

Merhabalar arkadaşlar,

Bu konuyla ilgili bilgisayarıma kaydettiğim bazı notları sizinle paylaşmak istiyorum. Martin Scoot’ın Zaman Yönetimi kitabından alınmıştır.

Sevgiler.

[Işıldayan Safir]

Zamanı İyi Kullanmak Ne Demektir?

- Zaman paha biçilmez bir kaynaktır.

- Akan zaman geri çevrilemez.

- Bunun bir sorun değil de, hedeflerinin belirsiz olduğu, önceliklerinin iyi sıralanmadığı ve zamanının iyi planlanmadığı yolunda bir belirti olduğunu anlayana kadar.

- Fakat zamanı planlayamazsınız. O, belirli bir ritimde amansızca akıp gider. Aslında planlayabileceğiniz bir tek şey vardır, o da kendinizsiniz. ”Kendinizi Planlamak” bu çalışmanın asıl başlığıdır. Planlamak” bu çalışmanın asıl başlığıdır.

- Konu sizsiniz, işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır.

[Işıldayan Safir]

Öncelikler

- Sorumluluklarınız ve çalışma saatiniz ile bir kaldıraç dengesi oluştursak... Siz terfi ettiğinizde sorumluluklarınız artacak ve sizin kaldıracı dengelemeniz gerekecektir.

- Bunun için sizin daha çok çalışmaya değil, kaldıraç dengesinde önemli olan işleri yapmaya ihtiyacınız var.

[Işıldayan Safir]

Kaldıraç Dengesinde Önemli Yer Tutan Unsurlar

1- Eğitim (personel ve kendiniz için)
2- Sistem oluşturmak.
3- İnsanlarla ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri sürdürebilmek.
4- Planlama
5- Hedefleri saptamak
6- Görev vermek (hedefleri göstermek)

Zamanı iyi planlama işinin çeşitli yönleri gibi çözüm gayet basittir. Çözümün iki basamağı vardır; kaldıraç dengesinde önemli olan işlere daha çok vakit ayırmak ve öteki işleri çabuk halletmek.

[Işıldayan Safir]

Erteleme

Erteleme etkileyici bir sözdür ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır. Ertelemek zaman hırsızıdır ve beceriksizliğin bir başka biçimidir.

Ertelemenin çok nedenleri vardır ama bunlardan zaman harcamamıza sebep olanlar şunlardır:

- "Bu ders çok zor, nereden başlayacağımı bilemiyorum." (Planlama yapılıp, iş küçük parçalara ayrılmalıdır.)

- "Ders çalışmak bir çok karar vermemizi gerektiriyor, ne yapacağımı bilmiyorum." (Kararın önemini ve aciliyetini belirleyerek hareket edin.)

- "Çalışmak hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor."

- "Pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok."

- "Öğleden sonra derse başlamakta güçlük çekiyorum."

- "İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum."

[Işıldayan Safir]

Masanız ve Çalışma Alanı:

Yöneticilerin üçte birinin düzensizlik sorunu vardır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. Bazen hiç incelemeyeceğimiz şeyleri bile masamızın üzerine koyarız ve birçok belgeyle kaplı bir masamız olur.

Bunun çözümü, gelen belgelerin önemine göre, hemen inceleyebileceğimiz ve önemli olanları belgeleri masanın üzerine koymak, sonra yapacaklarımızı veya yaptıklarımızı dosyalamak ve bizim için önemli olmayan belki de hiç okumayacağımız belgeleri hemen çöpe atmaktır. Ayrıca bilgisayar gibi teknik aletlerden de faydalanabiliriz.

[Işıldayan Safir]

Kesintiler

Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır. Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalı ve bunu sıkı bir şekilde uygulayın ki insanlar kabul etsin. İnsanlar engelinizi aşıp ta sizi rahatsız ettiğinde onları nazikçe uyarmalısınız.

Açık-plan bir büroda çalışan bir mühendis sık sık rahatsız edilmeyi önlemek için büyük bir oyuncak ayı almış ve onu masasının yanındaki dolabın üzerine koyup, iş arkadaşlarını şu mesajı vermiş:

Ayı size gülümseyerek bakıyorsa beni rahatsız edebilirsiniz ama ayı ters duruyorsa bina yansa bile beni rahatsız etmeyin. Bu şekilde rahatsız edilmekten kurtulmuş.

[Işıldayan Safir]

Okumak

- Günlük okumanız gereken metinleri değerlendirin ve önemsiz olanları bir kenara bırakın. Çöpe atılması gereken şeyleri disiplinsizce okumak ve önemsiz materyaller, zamanı boşa harcar. Ayrıca okunması gereken çok miktarda materyal varsa bunları iş arkadaşlarınızla paylaşıp okursunuz ve önemli yerleri birbirinize aktarırsınız.

- Bir şeyi okumaya başlamadan önce amacınızı belirleyerek plan yapın.

- Okuma becerinizi geliştirin, böylece okumanız gerekenleri daha hızlı okursunuz.

- Değişik materyalleri değişik hızda okumayı öğrenin ve okuduğunuz şeyi geçiştirerek değil de hakkını vererek okuyun.

[Işıldayan Safir]

Bellek

Öğrendiğimiz şeyleri unutmak büyük bir zaman israfıdır. Unutmamak için, kendinize bir öğrenme sistemi geliştirin. Seminere katıldığımda, bir kitap okuduğumda ve bir şekilde hatırlamak istediğim bir bilgi bulduğumda, bazı özel notlar alırım -öyle uzun uzun değil, sadece birkaç anahtar sözcük- daha iyisi resim çizerim. Bir gün sonra bu notlara bakarım, bu notlar birer anahtar görevi görür. Konuyla ilgili birçok ayrıntıyı anımsatır ve açarlar. Bu anahtar sözcüklere iki-üç gün boyunca bakarım, böylece bu bilgi uzun vadeli belleğime yerleşmiş olur.

[Işıldayan Safir]

Çalışma Saatleri

Önemli olan uzun zaman çalışmak değil, gerektiği gibi çalışarak işleri halletmektir. Yorgunluk bir onur madalyası değildir.

Uzun saatler çalışan insanları ödüllendiren şirketler, etkili çalışanları cezalandırıyor demektir ve uzun saatler çalışan yönetici, çalışanları için çok kötü bir örnek oluşturuyor demektir.

İnsanları uzun çalışma saati tuzağına düşüren üç büyük neden vardır: Tembellik, kötü zamanlama ve hayır diyememe.