[vittoria è nostra]

LİSTE SİSTEMİ

Planlama sistemleri arasında en yaygın ve kullanışlı olanı şüphesiz ki, “yapılacaklar” listesidir. Bu sistem günlük ve haftalık planlar yapabilmenize imkan tanır. Bu planlar genellikler sabah işe gitmeden ve akşam eve dönmeden önce yapılmalıdır. Listenizi yapar yapmaz şu konularda karar vermeniz gerekir:

• Listenizdeki işleri hangi sıraya göre ele alacaksınız?
• Her bir işe ne kadar zaman ayıracaksınız?

Düzen planlaması

Listedeki unsurların bazıları kesin bitirme tarihine, bazıları ise geniş bitirme tarihine sahip olabilir. Mesela ekibinizden birinin bugün rutin olanlardan farklı bir iş yapmasını istiyorsanız, onunla sabah mesai başlamadan konuşmanız gerekir.

Geniş ve kesin tarihlere sahip olan işleri listenizden çıkarsanız bile geride yine bir takım işler kaldığını görürsünüz. Bu durumda hangi işi daha önce yapacağınızı belirlemek için aciliyet ve önem kriterlerine göre düşünmeniz gerekir. Eğer acil olmadığı halde önemli olan işlere vakit kalacaksa, acil olan işleri ilk planda yapmanız daha faydalıdır. Günün bir kısmını bu tür değerlendirme aktivitesine ayırmanız iyi olur. Sıralama planlaması yaparken kaçınılması gereken iki unsur vardır.

• Bazı işleri alışkanlıktan dolayı belli bir sıralamaya koymak,
• Küçük ve zevk veren işleri ilk etapta yapmak.

Daha önce de gördüğümüz gibi, bu tür durumların tehlikesi, gereksiz ya da daha az öneme ve aciliyete sahip işlere çok vakit ayırıp, asıl yapılması gerekenlere vakit bulamamak.

Zaman tahsis etme

Yukarıdaki işlerden sonra yapacağımız iş, listemizdeki işlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edebilmek. Bunu yapmak zor olabilir ama gereklidir. Çünkü birçok yönetici, bu tür tahminlerde bulunmadıkları için, birbirine giren iş trafiğinden dolayı önemli toplantıları kaçırmaktadır.

Bunu engellemenin tek yolu, geçmiş deneyimlere dayanarak tahminler yapmaktır. Belki sonunda yanılabilirsiniz ama en azından bir takım verilere ulaşmış olursunuz. Yaptığınız zaman değerlendirmelerinden sonra, tekrar listenizdeki sıralamaya göz atmayı isteyebilirsiniz. Belki de günün sonlarına doğru, listenin en başına koyduğunuz işi yapmak için vakit kaldığını fark edebilirsiniz.

Planlamanızı bitirdikten sonra, 8 saatlik bir iş gününde 16 saatlik bir işiniz olduğunu fark edebilirsiniz! Durum böyle olsa bile, en azından şimdi bu kadar çok işi yeni bir düzenleme yapmadan ya da destek almadan bitiremeyeceğinizi biliyorsunuz.

Beklenmeyenlerle mücadele

Yapmak için planladıklarınızın yolunda gitmediği birçok çalışma günü vardır. Planlarınızı alt üst edecek, aksatacak birçok etken olabilir.

• Kazalar
• Bozulan ekipmanlar
• Sizden ekstra bir şey yapmanızı isteyen birisi

Kazalarla mücadele

Eğer ekibinizden biri kaza geçirdiyse, o günkü planlarınızın hepsini ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Kazalar maddi ve manevi kayıplara yol açacağı, firma ve çalışanların birtakım zorluklarla karşı karşıya bırakacağı için yakın ilgi gerektirirler. Bundan dolayı şu durumlar göz önüne alınmalıdır:

• İlk etapta kaza riskini azaltmak için yapılacak çalışmalar
• Bir kaza durumunda yapılması gerekenleri planlamak
  

İşyerinde kaza meydana gelmesine sebep olan belli başlı iki etmen vardır:

• İşyerinin ve çevrenin güvenliksiz oluşu
• Kişilerin güvenlik kurallarına uymadan hareket etmesi

Bunlar genellikle ilk elden kazalara sebep olduğu için “öncelikli” etkenler olarak adlandırılır. Burada önemli olan, bu tür faktörlerin farkında olmamız durumunda, önceden birtakım önlemler alabilme imkanınızdır. Çalışma mekanındaki güvenlik koşullarının yeterliliğini sık sık kontrol eder ve çalışanların ihtiyaç duydukları ekipman ve bilgiye sahip olup olmadıklarını gözden geçirirseniz, kaza risklerini çoğunlukla ortadan kaldırabilirisiniz.

Tüm bunlara karşın yine de kazalar olabilir. Bu durumda hemen daha önceden hazırladığınız eylem planınızı devreye sokmalısınız. Mesela:

• Bölümünüzde ilkyardım konusunda eğitim alanlar kim?
• Firmanız hangi doktor ile çalışıyor?
• En yakın ilkyardım ünitesi nerede?
• Bir kaza durumunda hangi prosedürleri takip etmeniz gerekiyor?
• Kazadan kimin haberdar edilmesi gerekir?
• Kazanın sebeplerini nasıl araştıracaksınız?

Sonuç olarak çalışanların işini kesintiye uğratacak ve verimi azaltacak kaza risklerini azaltmak önemlidir. Sizin nasıl hissettiğiniz önemli değildir. Kaza durumunda yapılması gerekenleri soğukkanlılıkla takip ederek diğer çalışanlar üzerinde güven tesis etmelisiniz. Kaza sırasında yapmanız gereken ani personel ve görev dağılımı değişikliklerine de hazırlıklı olmalısınız.

Makine/ekipman arızaları

Eğer sık sık ekipmanlarınız bozuluyorsa ve vakit kaybediyorsanız, uzun vadede bunun önüne geçmek için çareler bulmalısınız. Burada da yapmanız gerekenler, kaza durumunda yapılacaklardan farklı değildir. İlk etapta arızaları önlemeye çalışmak, olduğu takdirde hemen karşı eyleme geçmek.

• Daha düzenli ve güvenli ekipman ve teknik servisler için bastırabiliyor musunuz?
• Yenilerini almak için harekete geçebiliyor musunuz?
• Teknik ekibin hemen gelmesini temin edebiliyor musunuz?
• Bir arıza olduğunda herkes görevlerini biliyor mu?

Her 500 şirketten birinin her yıl ciddi derecede bilgisayar arızalarına maruz kaldığı biliniyor. Bu durumda yedekli olarak çalışmayan şirketler için bu tür arızaların ölümcül zararlar meydana getireceği açıktır.

Birisi sizden ekstra bir iş isterse

Eğer bu tür durumlarla sık sık karşılaşıyorsanız, yapmanız gereken bu durumların sayısını ve bu tür işlere ayırdığınız zamanı azaltmak. Daha önceden günlük/haftalık çalışma programı hazırlarsanız, muhtemel ne kadar boş vaktiniz olduğunu önceden tahmin edebilir ve programınızın herhangi bir yerinde ortaya çıkacak ekstra bir işin sizi nasıl etkileyebileceğini hesaplayabilirsiniz.

Eğer bu tür programlar elinizin altında olursa, size ekstra iş yükleyen kişi ile ortaya çıkabilecek olumsuzlukları konuşmanızda size faydası olacaktır. Eğer ekstra işi yapmaktan kaçınamıyorsanız, bu işi bittikten sonra tekrar kendi planınıza dönebilir ve kalan zamana göre, vakit kaybetmeksizin yeni ayarlamalar yapabilirsiniz. Bu sizi tüm hedeflerinize ulaştırmayabilir ama en azından zamanınızı kontrol ettiğiniz hissini size verecektir.

Unutmayın ki yaptığınız işlere sınır koymak ve mantıksız istekleri geri çevirmek en doğal hakkınızdır.