[vittoria è nostra]

OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK

Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.

• Size zaman kazandıracak ve
• Kullanacağınız kâğıt miktarında azalma olacaktır.

Gelecek sefere bir mektup, memorandum ya da rapor hazırlamadan önce, yazacaklarınızı planlamak ve hazırlamak için şu noktalara dikkat ederseniz, hem kendi zamanınızdan hem de belgeyi göndereceğiniz kişinin zamanından tasarruf edebileceğinizi unutmayın.

• Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin.
• Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını göz önüne alın.
• Belirtmek istediğiniz mevzular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz biçimde kâğıda aktarın.
• Belgede, giriş, gelişme ve sonuç kısımlarının olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemeyi ihmal etmeyin.
• Basit ve anlaşılır bir dil kullanın.
• Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.
• Tekrar tekrar yazmaktan kaçının bu zamanla bir takıntı halini alabilir.

Okunmak için yazın

Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder.

Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.

• Cümleler: Uzun ve az cümleler yerine, çok sayıda kısa cümleler kurarsanız yazdıklarınız daha kolay okunur. Her bir cümlede, bir ana fikir olmasına dikkat edin.
• Paragraflar: Uzun olmamalıdır. İdeal olanı beş, en fazla on satırdır. Her paragraf aralarında mantık örgüsü bulunan satırlardan oluşmalı ve bir ana fikir yansıtmalıdır.
• Sözcükler: Mümkün olduğu kadar basit ve yaygın kelimeler kullanın. Bu tabi ki tek heceli sözcükler kullanın demek değildir. Amacınıza en uygun kısa sözcüğü tercih edin.

Bu arada okumak için yazmak, illa da hiç uzun sözcük ve kelime kullanmayacaksınız anlamına gelmez. Tabi ki gerektiği yerde kullanılmalıdır.