E-posta Bağımlılığı Yaygınlaşıyor

[Bluesky24]

Symantecin Dynamic Markets şirketine yaptırdığı e-posta kullanımıyla ilgili araştırma, çalışanların zamanlarının büyük bölümüne-posta kontrolüyle geçirdiğini ortaya koydu. Araştırmaya katılan 1700 çalışandan beşte biri, sürekli e-postalarını kontrol ettiğini ve ulaşamadığı anda da panik yaşadığını ifade ederken, e-posta kullanımının bağımlılık yarattığını söyleyenlerin oranı ise yüzde 75 oldu.



Türkiyenin de içinde yeraldığı EMEA Bölgesi(Avrupa, Orta Doğu ve Afrika) nde gerçekleştirilen araştırmada, e-posta hacminin son bir yıl içinde yüzde 47 arttığı da belirlendi. Bu oran 500 veya daha fazla kişi çalıştıran büyük şirketlerde yüzde 200e çıkıyor.



Çalışanların yüzde 15i e-posta için 2 çalışma gününayırıyor



Araştırmaya katılanların yüzde 52si gelen e-postalarını okuma, cevaplama ve yazımı için günde iki saat ve üzerinde zaman harcıyor. Yüzde 15i ise günde 4 saat bir diğer ifadeyle beş çalışma gününün ikisini sadece bu işe ayırıyor. Çalışanların yüzde 54e-postalarını sabah saat 9dan önce kontrol ediyor. Bu grupta yeralanların bir bölümbu işlemi sabah 6da yapıyor.



Çoğunluk e-posta kontrolünsaat 5 civarında sona erdirirken, araştırmaya katılanlardan bu işlemi gece yarısında yaptığını söyleyenler de var.

Araştırma, e-postanın çalışanlar tarafından temel bir iş aracı olarak görüldüğünde ortaya çıkardı. Çalışanlar, e-postayı, toplantı detaylarını kontrol etmek (yüzde 74), kontak bilgilerini yönetmek (yüzde 62), belge bulmak (yüzde 74) ve görev delege etmek (yüzde 46) gibi aktivitelerin de dahil olduğu iş faaliyetleri için bir ana sistem olarak kullanıyor.



Ofis dışında mobil cihazlardan e-posta kontrolyaygın



Araştırma, mobil cihazların da e-posta kontrolünde yaygın olarak kullanıldığını ortaya çıkardı. Katılımcıların yüzde 31i e-postalarına erişebilmek için mobil cihazları kullanıyor. Bu cihazları tercih edenlerin yüzde 34sabah kalktıklarında ilk olarak e-postalarını kontrol ediyor. Yüzde 30u ise gece yatmadan önce bu kontrolyapıyor. Katılımcıların yüzde 72si e-postalarını ofis dışında kontrol ederken, bunların yüzde 40ı kontrollerini tatilde veya hasta olduklarında gerçekleştiriyor. Mobil e–posta kullanıcılarının yüzde 65i mobil cihazlarını ortaklarının veya yakın arkadaşları ve ailelerinin yanında işle ilgili olarak kullanıyor.



Katılımcıların yüzde 27si e-postalarını iş saatlerinin dışında kontrol etmenin stresi artırdığını söylerken, yüzde 23 gibi önemli bir bölümise bunun stresi azalttığını ifade ediyor. Mobil e-posta kullanıcılarının yüzde 43ofis dışından e-postaya erişimin kendilerini daha verimli kıldığını, yüzde 75lik grup ise e-posta sistemi kullanımının kontrol altında tutulmasının işverenlerinin değil kendi sorumlulukları olduğuna inandıklarını belirtiyor.



Artık e-posta karekterleri de var!



Araştırma, bilgisayar kullanıcılarını e-posta kullanımlarına göre disiplin yanlısı olanlar, bağımlılar, fobisi olanlar ve bunalmış olanlar şeklinde 4 ana kategoriye ayırıyor.

Disiplin Yanlısı Olanlar: Katılımcıların yüzde 49u e-postayı nerede ve ne zaman kullanacakları konusunda kesin kuralları var. Bu gruba dahil olanlar e-posta kullanımını, iş saatleri ve işyerleriyle sınırlandırıyor.

Bağımlılar: Katılımcıların yüzde 21i dürtüsel olarak e-postalarını kontrol ediyor ve erişemedikleri anda da paniğe kapılıyor.

Fobisi Olanlar: Katılımcıların yüzde 10unun e-posta konusunda teknofobisi var. Bu grupta yeralanlar, en basit işlevleri kullanıyor ve sözlhaberleşmeyi tercih ediyor.

Bunalmış Olanlar: E-posta bombardımanından bunaldıklarını belirten ve katılımcıların yüzde 6sını oluşturan bu gruba dahil olanlar ise e-posta kutusunu açmaktan bile ürküyor. Bunun sonucunda da e-postaların çoğu okunmuyor.



E-postanın son yıllarda sadece bir haberleşme aracı olmaktan çıkarak, kritik bir iş aracına dönüştüğünifade eden Symantec EMEA Bölgesi Başkan Yardımcısı Lindsey Armstrong, teknolojinin çalışan nüfus üzerindeki hakimiyetini endişe verici bulduklarını söyledi. Armstrong, kuruluşların çalışanların tamamen bunalacakları zamanı beklemek yerine artan bilgi akışını yönetebilmelerine yardımcı olacak politikalar ve yol göstericilerin üretilmesi konusunda şimdiden düşünmeye başlamaları gereğinin de altını çizdi.







Çalışanlara öneriler



Araştırmanın sonunda çalışanlara e-postaları yönetme konusunda bazı tavsiyelere de yer verildi.

E-postanıza ne zaman ve nerede eriştiğinizi düşünün

Acil bir haberleşme beklemediğiniz sürece işlerinizi bitirebilmek için belirli sürelerde çevrimdışı olarak çalışmaya gayret edin. Başka bir e-posta haberleşmesinin içine çekilmek için kendinizi mecbur hissetmeyin.

Gelen posta kutunuzu yönetin. Bir e-postayı okuyup, gereğini yaptıktan sonra dosyalayın. Gelen posta kutunuzdaki e-postaların sayısını azaltmak için sadece sizin aksiyon almanızı gerektirenleri saklayın. Çünkbu mesajlar daha sonra sizin "yapılması gerekenler" listenizi oluşturacak.

Elektronik haberleşmeye dayanan bir dünyada kaşılıklı konuşma çok daha değerlidir. Sadece karşılıklı konuşmanın mümkün veya uygun olmadığı zamanlarda e-postayı kullanın.

Sizin mesajınızı gerçekten kimlerin bilmesi gerektiğini düşünün ve ona göre kopyalayın. Bir e-postaya dahil edilmiş iseniz "hepsini cevapla" seçeneğinin gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.



Kurumlara öneriler







Symantec, mevcut e-posta salgını ile mücadele etmeye yardımcı olmak için kuruluşlara önerilerini ise şöyle sıraladı:

Yöneticilerin, bilgi depolamayı merkezi olarak kontrol edebilmesine ve düşük maliyetli katmanlı depolama çözümlerine imkan veren arşivleme çözümlerinin uygulanması.

Kullanıcılara gelen istenmeyen mesajların miktarını kontrol altında tutmaya yardımcı olacak spam filtereleri kullanılması. Bunlar özellikle uzaktan erişen çalışanlar için e-posta indirme süresini azaltması açısından son derece yararlı.

Çalışanlar e-postalarını nasıl etkin olarak yönetebilecekleri konusunda eğitilmeli. Böylece mesajlarını duruma göre ya dosyalarda saklayacaklar ya da silecekler.

Çalışanların BT bölümleri ile ortak çalışması sağlanmalı. Böylece tüm gerekli sistem yedeklemeleri zamanında ve doğru olarak yapılacaktır.

Çalışanlar e-posta göndermek yerine mümkünse meslektaşları ve müşterileri ile konuşmaya teşvik edilmeli.

Çalışanlar gereksiz olarak çok sayıda kişiye e-postaların kopyalarını nezaketen göndermeyi bırakması konusunda teşvik edilmeli.

Çalışanlar ‘bölgesel ofis bilgilerini içeren mesajların şirket içinde haberleşmeye açık olarak gönderilmesi gibi gereksiz e-posta gönderimini bırakması konusunda teşvik edilmeli.







Araştırma hakkında:



Araştırmayı gerçekleştiren Dynamic Markets, çalışanlar ve şirketlerinin e-posta sistemlerinden sorumlu BT yöneticileri ile 1,700 kantitatif görüşme yaptı. Görüşmeye katılanların tümAvrupa, Orta Doğu ve Afrikada çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren, 500 ve üzerinde çalışanı bulunan şirketlerde çalışıyor. Ayrıca 15 adet derinlikli kalitatif görüşme de yapıldı.







Kaynak:Kadınvizyon