Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar

[vittoria è nostra]

PROGRAM YAPMA VE HAYATA GEÇİRME

Program, uzun ve kısa vadede yapmayı düşündüğünüz işlerin ayrıntılı olarak yer aldığı ve diğer insanları da ilgilendiren bir tür eylem planıdır. Program sayesinde, bir işin nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını önceden bilebilirsiniz.

Unutmayın ki, bu plan dâhilinde bir personelin hastalanması gibi bir takım beklenmeyen olayların yol açabileceği zaman kaymaları her zaman olabilir. Bunlara hazırlıklı olun ve alternatif eylem planı hazırlayın.

Kritik tablolar

Bu tablo, işlerin bitiş-başlangıç zamanlarını göstermenin yanı sıra, iş sürecindeki kritik dönemeçleri de gösterir ve hani iş başlamadan hangisi bitirilmelidir sorusunun da cevabını verir. Bu kritik dönemlerdeki gecikme bütün projede aksamaya yol açacaktır.

[vittoria è nostra]

PLANI TAKİP ETME

Bir iş başlamadan önce sadece plan yapmak yeterli değildir. Planı gözden geçirmek için de zaman ayırmalısınız ki, her şeyin istendiği şekilde gidip gitmediğini anlayabilesiniz. Plan yaptığınız esnada, olan biteni kontrol etmek için kullanabileceğiniz küçük zaman dilimleri de ayırmanız gerekir. Bu kontrollerle sizin öngördüğünüz “iş bitme zamanı” ile gerçek zamanı kıyaslama imkanını da bulursunuz.

Eğer planlanan zamanın üzerine çıktıysanız, planınızı şu şekilde yeniden elden geçirebilirsiniz:

• Kalan zamana göre, işleri daha çabuk yapmaya gayret ederek,
• Az önem taşıyan işleri plandan çıkararak,
• Birtakım kişilerden bazı işleri yapmasını, ya da onların yardımını talep ederek,
• Planının tamamlanması için belirtilen son bitiş tarihlerini yeniden gözden geçirerek.

Planı uygulama esnasında karşınıza çıkan sorunları bir kenara not ederseniz, bir sonraki, seferde, eski tecrübelerinize dayanarak işleri daha da kolaylaştırabilirsiniz. Tecrübe ile zaman tahminleri ve çalışanların kapasitelerine dönük değerlendirmelerinizle gelişme gösterebilirsiniz.

[vittoria è nostra]

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde zamanınızı daha iyi kullanmaya yönelik planlama teknikleri üzerinde durduk.

• Zaman zaman, planlama yapmak için kullandığınız yardımcı elemanları gözden geçirin ve halem ihtiyaçlarınıza cevap verip vermediğini kontrol edin.
• Elektronik ajandalar ile birçok şey yapabilirsiniz ama bunlar kâğıt planlayıcılar kadar esnek ve kolay değildir.
• Duvar tabloları ve görsel yardımcı malzemeler, planladığınız unsurlar arasındaki ilişkiyi en kısa zamanda görmek için çok idealdir. Uzun bir zaman dilimine yayılmış faaliyetleri en net şekilde görebilirsiniz.
• “yapılacaklar” başlığı taşıyan listelerle, günlük ve haftalık planlar yapabilirsiniz. Bunları yapar yapmak işlerin hangi sıraya göre, ne zaman ve ne kadar bir sürede yapılacağını belirlemelisiniz.
• Zamanın kontrolünü elinizde tutmak için, olması muhtemel aksaklıklara karşı hazır olmalı, mümkünse bunları önceden çalışmalı, yine de meydana gelirlerse, önceden hazırladığınız acil müdahale planını devreye sokmalısınız.
• Programlar ve kritik tabloları, size hangi aşamada ne kadar zaman harcamanız gerektiği konusunda yardımcı olur. Böylelikle iş akışı planını uygun bir şekilde hazırlayabilirsiniz.

Bir sonraki bölümün konusu, aşırı çalışma olacaktır. Fazla işiniz olup olmadığını ve bununla baş etmenin yollarını göreceğiz.

[vittoria è nostra]

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM :
AŞIRI ÇALIŞMA İLE BAŞA ÇIKMA

GERÇEKTEN ÇOK MU İŞİNİZ VAR?

Bu aşamada bir testimiz mevcut. Testi yaptıktan sonra, çıkan sonuçlar dahilinde notlara devam etmeniz yararlı olacaktır.

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

GERÇEKTEN ÇOK MU İŞİNİZ VAR?

Aşağıdaki küçük test, gerçekten çok işiniz olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

• İşteki hedeflerinizi biliyor ve işlerinizle öncelik sırasına göre ilgilenebiliyor musunuz?
• İşlerinizin nihai hedeflerinize ne derece katkıda bulunduğunu biliyor musunuz?
• Günlük ve haftalık planda, neyi, hangi sıraya göre yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?
• Bir işe başlamadan önce onu ne kadar südre bitirebileceğinizi biliyor musunuz?
• Hedeflerinize ulaşmak için haftada kaç saat çalışmak zorunda olduğunuzu biliyor musunuz?
• Mümkün olduğu kadar diğerleri ile iş paylaşımı yapıyor musunuz?
• İşlere zamanında mı başlıyor yoksa onları erteliyor musunuz?
• Telefon konuşmalarını en aza indirebiliyor musunuz?
• Beklenmeyen görüşme ve konuşmaların önüne geçebiliyor musunuz?
• Yemek arası ve küçük molalar verebiliyor musunuz?
• Eğlence ve dinlenmeye yeterli vakit ayırabiliyor musunuz?
• Diğer aile bireyleri ile ev işlerini paylaşabiliyor musunuz?

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

• Eğer yukarıdakilerin çoğuna evet dediyseniz ve buna rağmen halen yapacak çok işiniz varsa, gerçekten aşırı çalışma sorunu ile karşı karşıyasınız demektir.

• Eğer bunlardan üçte birine evet dediyseniz, zaman kullanımı konusundaki teknikleri uygulamanız gerekecektir. Bu teknikler, gerçekten çok çalışıp çalışmadığınızı anlamanıza imkan verecektir.

Zaman kullanımı konusundaki tekniklere linkten ulaşabilirsiniz:
http://www.hayatimdegisti.com/forum/...alintilar.html

[vittoria è nostra]

AŞIRI ÇALIŞMAYA KARŞI NE YAPILABİLİR.

Bazı durumlarda bizlere ekstra sorumluluk ya da heyecan verici bir iş yapma imkanı verildiğinde, gururumuz okşanır ama iş trafiğimiz yoğunlaştığı zaman, yetersiz olduğumuzu düşünerek kendimizi suçlarız. Hâlbuki olay basittir, kapasitemiz üstünde işin altında girmişsinizdir.

Bu tür durumlarda, kendimizi kapana sokacak istek ya da görevlerden kaçınmalı ve asıl işimizin kontrolünü elimizde tutmaya devam etmeliyiz. Bu tür durumlarda ne tür işin altına gireceğinizi ve nasıl bir tehlike ile karşı karşıya kalabileceğinizi iyi düşünün!

Hislerinizi anlayabilmek, eylem planı hazırlamanıza imkan verir. Hislerinizi belirleyince yapabileceklerinizden bazıları şunlardır:

• Aşırı iş durumunu patronunuzla konuşun
• Ekstra işe hayır deyin
• Hiçbir şey yapmayın ama aşırı iş konusundaki düşüncelerinizi değiştirin.

Haklarınız

Bu seçeneklerden birini uygulamaya koymak için öncelikle temel insan haklarına sahip olduğunuza inanmalısınız. Bu haklar yeni bulunan şeyler değildir; hatta ilk bakışta biraz sıradan ve demode bile görünebilir. Ama çoğunuz işe kendimizi o kadar çok kaptırırız ki, sorumluluklarımız kadar haklarımız da olduğunu unuturuz. Yapmaya hazırlandığınız iş üzerine birtakım sınırlamalar koyma aşamasındaysanız, bu temel insan haklarından bazılarını hatırlamanızda fayda var.

• İşiniz hakkındaki duygu ve düşüncelerinizi açıklama hakkına sahipsiniz.
• İşinizi yapmak için ihtiyaç duyduklarınızı açıklama hakkına sahipsiniz.
• Yapmak üzere olduğunuz işin miktarı üzerine bir takım sınırlamalar koymak hakkına sahipsiniz.
• Zamanınızı alabilecek mantıksız isteklerde bulunan kişileri reddetme hakkına sahipsiniz.
• Yapacağınız işin doğasının belirlenmesi sürecine katılma hakkına sahipsiniz.
• Zeki ve eşit bir insan gibi muamele görme hakkına sahipsiniz.

Bununla birlikte, patronunuzun da sizin için güvenli bir çalışma ortamı tesis etmek bakımından ahlaki ve kanuni sorumluluğu vardır. İş sağlığı ve güvenliği il ilgili kanunlar, aşağıdaki örnek durumunda görüldüğü üzere, fiziksel ve zihinsel sağlık arasında bir fark gözetmez.

[vittoria è nostra]

İŞ YOĞUNLUĞU İLE BAŞA ÇIKABİLMEK

Eğer düşüncelerinizi netleştirip, gerçekten çok işiniz olduğuna kanaat getirseydiniz, şimdi işinizin yoğunluğunu azaltmak için harekete geçebilirsiniz. Eğer patronunuzun ya da firmanızın taleplerini daha önceden sorgulamadıysanız. Bunu yapmanız oldukça zor olacaktır. Eğer müzmin bir şekilde aşırı işle boğuşuyorsanız, bu sizde yorgunluk, stres ve verim düşüklüğüne yol açar ve durumu düzeltmek için sizden daha çok çalışmanız istenebilir.

Aşırı çalışma durumunuzu müzakere etmek isteyebileceğiniz iki ana durum vardır:

• Bir işin/projenin belli bir kısmı üzerinde
• Bütün işleriniz üzerinde

Eğer müzakere konusunda acemi iseniz, müzakere etmeye, işinizin bir kısmı üzerinden başlayıp, uzun vadede müzakere alanınızı genişletmeyi deneyebilirsiniz.

Aşağıdaki maddeler iyi bir müzakere yapmanız için faydalı olabilir.

• Müzakereden ne amaçladığınızı iyi bir şekilde belirleyin.”Rutinlerden bir kısmını diğerlerine devretmek”, “part time çalışan bir yardımcı almak” ya da “iş yükünü azaltmak” gibi hedefleriniz olabilir.

• Kanıtlarınızı hazırlayın. Acı gerçekler, genellikle duygu ve düşüncelerden daha etkilidir. Eğer bir haftalık çalışma programınız elinizin altında hazır bulunursa faydası olur. Bu tür belgelerle, ne kadar çok çalıştığınızı gösterebilir ve işinizin azaltılması gerektiği fikrini perçinleyebilirsiniz.

• Uzlaşmak için hazırlıklı olun. Zira müzakereler sonucu bir anlaşmaya varıldığında tarafların ikisi de bir takım tavizler verir. Siz böylesi bir duruma hazır mısınız?

• Patronunuzun hedeflerinin ne olacağı konusunda düşünün. Onun açısından da hadiseleri görmeye çalışırsanız, müzakere daha verimli olabilir. Bu aynı zamanda kendi argümanlarınızı daha iyi savunmanıza yardımcı olabilir.

Son olarak da müzakere için doğru zaman ve yer seçmeniz gerekir. Eğer rahatlatıcı bir ortam ve patronunuza uygun bir zaman dilimi seçerseniz, rahatsız edilmeden konuşabilirsiniz. Eğer müzakere konusunda kendinize güvenmiyorsanız, başlangıçta bir arkadaşınızdan bunu yapmasını isteyebilirsiniz. Birçok şey gibi iyi bir müzakereci olmak, çok pratik yapmaya bağlıdır.

[vittoria è nostra]

AŞIRI YÜKTEN KURTULMAK

İkinci bir seçeneğiniz de elinizdeki işle meşgul olmak ve ekstra işlere hayır diyebilmektir. Ama çoğumuz, “hayır” derken kendimizi suçlu hisseder, yanlış bir iş yapıyor hissine kapılırız. Hayır derken karşımızdaki insanı kıracak ya da kızdıracak bir tutum takınmanın lüzumu yoktur. Bu işi yaparken bile kibar olmalı, yumuşak bir ses tonu ile karşımızdaki insanın ihtiyaçlarını anladığımızı gösterebilecek jest ve mimikler kullanmalıyız.

Çoğu insan bir takım düşüncelerden dolayı bu tür istekleri geri çevirmez, “hayır” demekten kaçınır. Siz, eğer varsa, aşağıdaki düşüncelerden hangisine katılıyorsunuz?

• Eğer isteklerini reddedersem, kırılır ya da kızarlar.
• Hayır dersem beni artık sevmezler.
• Hayır demek kaba ve bencilce bir tutumdur.
• Eğer onları reddedersem onlar da benim isteklerimi geri çevirebilir.
• Diğerlerinin ihtiyaçları benimkilerden daha önemlidir.
• Küçük şeyleri geri çevirmek, dar kafalı insanlara yakışır.

Eğer bu düşüncelerden herhangi birine sahipseniz, muhtemelen hayır derken kullanacağınız ifadeleri netleştiremeyeceksiniz ve;

• Hayır demek isterken evet diyeceksiniz
• Evet deyip sonra kızacak ve kendinizi suçlu hissedeceksiniz
• Hayır diyeceksiniz ve bunu gereksiz bir takım mazeretlerle desteklemeye çalışacaksınız.

Diğerlerinin doğrudan hayır dediğini anlaması için bazı yeni alışkanlıklar edinmeniz gerekir. Bunun için şu taktikleri kullanabilirsiniz:

• Eğer doğrudan hayır demeyi zor buluyorsanız, düşünmek için biraz zaman isteyin. Eğer düşünmeden birtakım angajmanlara girerseniz, sonradan kendinize kızabilirsiniz.
• Aşırı kibarlık yapmaksızın ve bahaneler üretmeksizin, hayır deme provaları yapın. Kendinizi suçlu hissetmeden niçin hayır dediğinizi açıklayabilirsiniz.

• Bir kez hayır dedikten sonra konuşmayı daha fazla uzatmayın, aksi takdirde bir dizi özür dileme girişimlerine başlayabilir ve hatta kararınızdan vazgeçebilirsiniz.
• Karşınızdaki kişiye kararınız hakkındaki duygularınızı açıklayın. “Üzgünüm ama… Bunu söylemek acı ama…” gibi başlangıç cümleleri ile düşman gibi görünmenizi engelleyebilirsiniz.

Kararınıza sahip çıkmak

Birçok diğer yetenek gibi “hayır” diyebilmek de, zaman ve pratik gerektirir. Ama bu şekilde elde edebileceğiniz avantajların farkına ne kadar çok varırsanız, o kadar çabuk bu yeteneği edinirsiniz. İnsanlar, sizin sadece boş zamanlarınızda ekstra iş yaptığınız bilincine varırsa, sizden yararlanmayı kesecektir.

Önemli olan başka bir konu ise, ilk “hayır” cevabından sonra kararınızı değiştirmek için sergilenecek yeni girişimler konusunda yumuşamamak ve kararlılığınızı devam ettirebilmektir. Bunun için, karşı tarafça net biçimde anlaşılana kadar sebeplerinizi yumuşak ve keskin bir dille tekrar edebilirsiniz, kendinizi daha iyi ifade edebilmek açısından faydalıdır.

Karşı tarafın isteğini de kendi argümanınız içinde kullanmanız, size sakin, kararlı ve anlayışlı görünmenize imkan veren bir pozisyon sağlayacaktır. Bu arada karşı tarafın argümanlarını kullanırken yeni tartışmalar açmaktan kaçının.

Beden dili

Şu ana kadar ekstradan bir işi yapmayı reddetmek için kullanmanız gereken sözcükler üzerinde durduk. Ama doğru sözcükler üzerinde durduk. Aynı zamanda sesinizin tonuna ve beden dilinize de dikkat etmelisiniz. Eğer utangaç bir tavırla ya da gülerek “hayır” derseniz, karşınızdaki kişi tam tersi mesaj alır.

Aslında hepimiz, her gün kullandığımız için beden dili konusunda uzmanızdır. Burada önemli olan, beden dilini kendi isteklerimiz doğrultusunda bilinçli olarak kullanabilmektir.

Mesajınızı doğru bir şekilde vermek için şu konulara dikkat etmeniz gerekir:

• Konuşurken cümlenin sonunda sesinizi titretmeyin.
• Konuşurken elinizi ağzınıza koymayın.
• Biri ile konuşurken yere ya da başka bir yere bakmayın, göz temasını kaybetmeyin.

Sinirlilik ya da saldırganlık ifade eden şu tür davranışlardan da sakınmanız gerekir:

• Parmağınızı sallamak ya da karşınızdakine doğru işaret etmek.
• Elinizi kalçanıza koyup, biraz öne doğru eğilmek.
• Saldırgan bir ses tonu kullanmak.

Eğer beden dilini doğru bir şekilde kullanırsanız, karşınızdaki kişiyi, hayır deme konusunda kararlı olduğunuz ama yine de onu dinlemeye hazır olduğunuz konusunda ikna edebilirsiniz. Beden dilini kullanmak için şunlara da dikkat edin:

• Rahat ve samimi bir tavır.
• Rahat göz teması.
• Dik (ama fazla sert değil) bir duruş.

[vittoria è nostra]

HİSLERİNİZİ DEĞİŞTİRMEK

Aşırı çalışmaya karşı yapılabileceklerden birisi de, hiçbir eyleme girişmeden sadece konu hakkındaki hislerinizi değiştirmek olabilir. Böyle bir yaklaşım tarzını patronunuzu etkilemek için seçmiş olabilirsiniz. Şöyle ki:

• Baskı altında da çalışabileceğinizi ispatlamak ve üstlerinizi etkilemek için.
• Sözleşmeli olarak çalıştığınızdan, bu işin getireceği tecrübeye ve gelire ihtiyaç duyduğunuz için,
• Ya da diğer çalışanların da çok işi olduğu onlara iş devretmeniz mümkün olmayabilir.

Ama unutmayın ki çok iş olmasının sebebi siz değil, bizzat etkili olamayan diğer çalışma arkadaşlarınız ya da bu duruma bir çözüm getirmeyen işyerinizdir. Eğer birtakım şeyler yapılmıyorsa bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, yapılacak daha önemli işleriniz olduğunu gösterir.
Eğer işlerinizin önem sırasını belirleyebiliyor ve bunlarla gerektiği şekilde başa çıkabiliyorsanız, zor durumları başarı ile idare etmekten dolayı gururlanabilirsiniz.

[vittoria è nostra]

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde size yoğun iş trafiği ile başa çıkabilmenin yollarını göstermeye çalıştık.

• Eğer uzun saatler boyu çalışmak zorunda kalıyorsanız, bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, sadece çalışma saatlerinize kıyasla yapılacak çok iş olduğunu gösterir.
• Bir takım zaman yönetim tekniklerini kullanmanıza rağmen, halen çok çalışmak zorunda kalıyorsanız, gerçekten yapacak çok işiniz var demektir.
• Aşırı çalışmaya karşı önlem almadan önce, bu konudaki fikirlerinizi netleştirmeniz gerekir. İş yoğunluğunu azalmak mı istiyorsunuz yoksa kariyerinin uğruna aşırı çalışmaya katlanacak mısınız?
• Eğer müzakere ederek iş trafiğinizi azaltmak istiyorsanız, argümanlarınızı iyi hazırlayın ve mümkün olduğu kadar çok iddianızı destekleyici malzeme ayarlayın.
• Aşırı işe diğer bir önlem, hayır diyebilmektir. Bunu yaparken saldırgan ya da kışkırtıcı olmanıza gerek yok. Karşınızdaki insanın kalbini kırmadan ve onu da anladığınızı göz önüne alarak hayır diyebilirsiniz.
• Son seçenek ise aşırı çalışmayı kabul ederek, bu konudaki yaklaşımınızı değiştirmek olabilir. Şunu unutmayın ki yoğun iş trafiğinin sebebi siz değilsiniz. Bu diğer elemanların yetersizliğinden ya da işyerinizin yetersiz kaynak kullanımından kaynaklanabilir.

Bir sonraki bölümde ise, başka bir zaman yönetim tekniği olan “iş devrini” göreceğiz.

[vittoria è nostra]

BEŞİNCİ BÖLÜM: GÖREVLENDİRME

Eğer yapılacak çok iş varsa ve bunu yapmak için fazla zamanınız yoksa işlerinizden bir kısmını başkalarına devretmek mantıklı bir yoldu. Birçok yönetici bu konuda başarısızdır. Bundan dolayı rutin işlerin sıkıcı koridorlarında kaybolur ve asıl yapmaları gereken, planlama, proje üretimi, sorunları giderme gibi asli fonksiyonlarını ifa edemez.


Bu bölümde, iyi bir yöneticinin en önemli özelliklerinden biri olan iş tahsisini, yani işlerden bir kısmını diğer çalışanlara devretmeyi göreceğiz.

NİÇİN?

İşlerinizden bir kısmını diğerlerine dağıtmanın avantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

• İşiniz ile direkt ilgili işlere daha çok zaman ayırabileceksiniz. Zira bir yöneticinin görevleri arasında bugünü idare etmek kadar, geleceğe yönelik planlar yapmak da vardır. Bunu yapmadığınız takdirde günlük sorunlarla boğuşmaktan, ileriye yönelik atılım planlarına kafa yoramazsınız ve bu sizin yöneticilik kariyerinizi tehlikeye sokabilir.
• Ekibinizdeki kişiler, onlara vereceğiniz sorumluluk ve görevlerle kendilerini geliştirebilecekleri gibi, onlara olan güvencinizden dolayı size olan saygıları da artacaktır. İş tahmini ve moral destek bulacak olan ekibinizdeki işten kaytarma teamülü de kendiliğinden azalacaktır.