Zamanınız Var mı?

[Işıldayan Safir]

Yolculuk

Yolculuk, birçok yöneticinin zamanı çarçur eden şeyler listesinde bulunur. Öte yandan onların çoğu, yolculuk yaparken harcadıkları zamanı azaltmak için pek fazla çaba göstermez. Yolculuk esnasında gazete, dergi veya kitap okunabilir, planlama gibi işler de halledilebilir. Araç telefonu gibi araçlarda yolculukta faydalı olabilir.

Bir de önemli olan, yolculuğa gerçekten ihtiyaç olup olmadığıdır. Bir düşünsek belki de işimizi telefon veya faksla halledebiliriz.

[Işıldayan Safir]

Toplantılar

Eğer dokuz kişi saat 14.00 de toplantıya başlayıp saat 16.30 da bitiriyorsa, o toplantı üç çalışma gününü mahvetmiş demektir. Bir toplantı düzenlemeyi ya da bir toplantıya katılmayı düşünüyorsanız, kendinize aşağıdaki iki soruyu sorun:

-Bu toplantı gerekli mi?

-Herkes bütün toplantı boyunca içeride kalmaya zorunlu mu?

İşte Size Bazı Etkili Toplantı Önerileri

-Mutlaka bir gündem olmalı.

-Konuyla ilgili kağıtlar önceden dağıtılmalı.

-İnsanlar hazırlıklı olmalı.

-Başkan, toplantıyı iyi yönlendirmeli.

-Başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalı.

-Duyuru sayfaları ve görsel yardımcılar kullanılmalı.

-Uzun toplantılarda teneffüs olmalı.

-Tutanak tutulmalı.

-Toplantılarınız eğlenceli mi?

[Işıldayan Safir]

Stres ve Sağlık

Stres enerjinizi emer, karar verme gücünüzü ve performansınızı zayıflatır. Hastalık ve stres zamanı harcayıp işlerinize engel olduğundan sağlığın korunması kaldıraç dengesinde önemlidir.

Strese tutulmamak için:

-Olabilecek en kötü şey nedir?

-Beş yıl sonra bunun benim için önemi olacak mı?

-Eğer sadece altı aylık ömrüm kalmış olsaydı buna nasıl bakardım?

Sorularını düşünün ve stresten kurtulmak için insanlarla dostluk ve egzersiz gibi yollar deneyin.

[Işıldayan Safir]

Zaman Çizelgesi

Bir yönetici için zamanı nasıl geçirdiği çok önemlidir, çünkü işler zamanında bitirilmelidir. Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı bir zaman çizelgesi kullanarak bulmak, asıl sorunları bulmanıza yardımcı olabilir. Hangi işe ne kadar zaman harcadığını öğrenmek ve zaman çizelgesi bir yöneticinin çalışma yöntemini çok etkiler ve ona büyük katkı sağlar.

[Işıldayan Safir]

İNSANLAR

Konularımız, işleri öncelik sırasına koymaktan sonra en önemli yeri tutan insanlara görev vermek, patronla ve öteki insanlarla uğraşmak gibi sorulardır.

Yeni şirket modellerinde en önemli unsur insan yani müşteridir. Yönetici artık bir polis değil bir denetimci bir yönlendiricidir; yeni yönetici artık bir danışman, işleri kolaylaştıran ve çalışkanı destekleyen biridir.

Yöneticinin etkili olması, insanlarla ilişkisine bağlıdır. İletişim becerisi, görev verme, liderlik ve şirketin hem içindekilerle hem de dışındakilerle çalışmak.

[Işıldayan Safir]

Etkili İletişim

Toplumsal bireyler olarak varlığımız iletişime dayanır, ancak iletişim konusunda gösterdiğimiz beceriksizlik, şirketlerde büyük yetersizliklere yol açmaktadır. Dolayısıyla zamanı çarçur eden önemli unsurlardan biridir. Bu bölümde iletişimin altı yönü incelenecek:

1- Genel İletişim İlkeleri: Herkes kendi istediği şeyi duyar ve kendi beklentilerine uymayan mesajları almamaya eğilimlidirler. İletişimde en büyük hata iletişim kurduğunu sanmaktır. Yanlış anlaşılma olasılığını azaltmanın yolu, mesajları kolay anlaşılır şekilde vermek ve mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını sürekli kontrol etmektir.

2- Yazılı İletişim: Geribildirim alınamadığından dolayı yazılı iletişim etkisi az olan bir yoldur. Birine not göndermek iletişim değildir. Ama böyle bir şey yapılacaksa raporunuz veya yazınız kısa, öz ve anlaşılır olmalıdır.

3- Topluluk Önünde Konuşmak: Bu sonradan kazanılan bir beceridir ve herkes bu beceriyi elde edebilir, hatta utangaç ve içe kapanık olsalar bile. Dinlediğiniz konuşmacıların yaptıkları hataları yapmayarak bu konuda başarılı olabilirsiniz. Unutmayın dinleyicilerde sizin iyi bir konuşma yapmanızı ister.

4- Dinleme Becerisi: Dinleme yeteneği de konuşma gibi gelişebilir. Birini dinlemek ona gösterdiğiniz en üst düzeyde saygıdır. Bu, onlara değer verdiğinizi gösterir. Etken dinleme sadece söylenileni dinlemek değil, konuşan kişiyi konuşması için yüreklendirmek ve ona bu yolda yardımcı olmaktır. İnsanların çoğu konuşmayı sever, siz de onları dinleyerek onlara olan saygınızı gösterirsiniz.

5- İkna Edici Konuşma: Bunun için dostça ilişki kurun, öteki insanların görüşlerini ve gereksinimlerini belirleyin, kendi konumunuzu açıklayın, bütün olasılıkları araştırın, görüşün ve anlaşın.

6- Sözsüz İletişim: Alınan mesajların çoğu sözsüz işaretlerden elde edilir. Karşınızdakilere açık bir duruş sergileyin, sık sık gözlerinin içine ve yüz ifadelerinizi gevşetip gülümseyin.

[Işıldayan Safir]

Görev Vermek

Yöneticilik, emirler vererek işlerin yapılmasını sağlamaktır. Bu tanım, insanlara görev vermek anlamına gelir.

Eğer iyi bir yönetici olmak istiyorsanız, çalışmalarınızı, size sorunları değil, her zaman önerilerini getirecek biçimde eğitim görev verme sanatını öğrenip görsel bir yönetici olun.

Çalışanlarınızla birlikte zaman geçirin ve bu süre içinde onlara öğüt verin, danışmanlık yapın, onları galeyana getirin ve hedefleriniz konusunda hemfikir olmaya çalışın.

[Işıldayan Safir]

Görevlendirmeyi Engelleyen Tuzaklar

- "Görevlendirmek nisbidir."

- "Çalışanlarım aptaldır."

- "İş yapmak yönetmekten daha zevklidir."

- "Ben bunu daha iyi yaparım."

- "Ben bir uzmanım."

- "Kendim daha çabuk yaparım."

- "Bu işi yapmak hoşuma gidiyor."

- "İnsanlara yardım edeyim."

- "Çalışanlarımın işi başından aşkın."

- Gösteriş yapmak.

- Güvensizlik duygusu

- Ayrıca gerekli sorumlulukları verdiğiniz iyi bir sekreterde sizin işlerinizi kolaylaştıracaktır.

[Işıldayan Safir]

Lider Olarak Yönetici

- Her zaman hedefleri görev olarak verin, insanlara sonuç olarak nelere ulaşmaları gerektiğini anlatın, sonrada bu sonuçlara nasıl ulaşacaklarına karar vermeleri için biraz özgürlük tanıyın.

- İnsanların şirkete bağlanmasını sağlayın. Modern bir şirkette niteliği belirleyen başlıca şey, otorite değil bağlılıktır.

- İnsanlara değer verin. Onları dinleyin ve ödüllendirin. Olumsuz uyarılardan kaçınmaya çalışın. Yöneticiler aynı zamanda bir öğretmen gibi personelini yetiştirmelidir de.

[Işıldayan Safir]

Patronu ve Üst Yönetimi İdare Etmek

Eğer başkası için çalışıyorsanız kendinizi onların önce liderine göre ayarlamalısınız. Patronunuzu rahatsız etmek sizin için hiç iyi olmaz. Bu yüzden neyin yapılması gerektiğine karar verin ve bunu yapın, sonra patronunuza neler yaptığınızı anlatın. Böylece onun sakin kalmasını sağlarsınız.

Patronunuz size yetki vermediğinde veya çok yetki sahibi olup da sorumluluktan kurtulmak istediğinizde, bir iş için ne yapılması gerektiğine karar verin. Önerilerinizle birlikte patronun odasına gidin ve işlerinizi halledin. Bu sayede bir süre sonra yetki sahibi olursunuz veya yetki sahibi iseniz mesuliyetten kurtulursunuz.